Datenschutz

La présente circulaire interne s’applique à tout pensionnaire (qu’il soit résident permanent ou visiteur du Centre de jour spécialisé) de l’association sans but lucratif « HOMES POUR PERSONNES AGEES DE LA CONGREGATION DES FRANCISCAINES DE LA MISERICORDE » (ci-après dénommée « HPPA »), à savoir tous les bénéficiaires qui ont conclu un contrat d’hébergement avec HPPA (ci-après le « résident »).

Conformément aux dispositions de la législation applicable dont notamment le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD »), le résident reconnaît qu’il a été informé et qu’il accepte expressément que HPPA utilise, tant pendant qu’après l’exécution des prestations d’hébergement contractuellement convenues (pour autant que de besoin et sans préjudice quant au paragraphe 4 ci-dessous), dans le cadre des activités de l’association sans but lucratif et dans la limite de la règlementation applicable, ses données à caractère personnel telles que notamment (sans que cette liste ne soit exhaustive) son nom, son adresse, sa date et son lieu de naissance, son numéro de sécurité sociale, toutes les informations collectées via les caméras de surveillance ainsi que sa photo et/ou toute autre reproduction de lui/elle-même. 

Dans le cadre du droit à l’image, le pensionnaire donne son consentement à la prise de vue et à sa publication. Un portrait du pensionnaire constitue une pièce du dossier afin d’être utilisé dans une situation d’urgence. Les photos prises lors de manifestations seront uniquement publiées en interne. (en interne et lors d’expositions ou autres manifestations destinées à un public externe). Une publication d’une photo d’un pensionnaire à plus grande échelle (sur un réseau social ou dans une brochure diffusée au public) fera l’objet d’un accord séparé.

La base légale pour le traitement des données personnelles du résident est l’exécution de la relation contractuelle conclue avec le résident, respectivement dans certains cas l’intérêt légitime de HPPA (comme pour la surveillance par caméra, comme décrit ci-dessous). Une autre base juridique pour le traitement des données personnelles peut être le consentement du résident, que celui-ci peut retirer à tout moment. Si le traitement est en parallèle basé sur une autre base légale, le retrait du consentement n'aura en principe pas d'impact sur le traitement effectué par HPPA (ou du moins pas sur l'intégralité du traitement). Un traitement des données personnelles du résident peut d’autre part être nécessaire si des obligations légales s’appliquant à HPPA exigent un tel traitement. 

La finalité principale du traitement est l’administration et la bonne exécution de la relation contractuelle avec le résident, la sécurité du résident circulant dans les locaux de HPPA, ainsi que le contrôle de la sécurité du matériel situé dans les locaux de HPPA (protection contre le vol, la destruction, etc.). Ces finalités constituent en même temps les intérêts légitimes justifiant la vidéosurveillance.

HPPA est responsable du traitement des données à caractère personnel du résident.

Le résident est informé que HPPA conservera des données concernant son activité / occupation, entre autre sous forme électronique, et marque expressément son accord sur le fait que ces données, pour un usage professionnel, puissent être stockées, respectivement transférées en tout autre lieu de travail de HPPA, voire du groupe dont HPPA fait partie, à un sous-traitant, à un autre cocontractant de HPPA, à tous les prestataires externes (à savoir p.ex. les médecins externes, la pharmacie, les kinésithérapeutes externes, le coiffeur, la pédicure etc.) ainsi qu’à toute administration ou autorité publique (comme par exemple la Caisse nationale de Santé) dans la mesure où un tel transfert est relié à la finalité du traitement opéré par HPPA, respectivement pour d’autres raisons qui s’imposent à HPPA (p.ex. en cas d’obligation légale s’appliquant à HPPA etc.). 

HPPA conservera les données à caractère personnel du résident pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées et ceci sans préjudice du droit de HPPA de conserver certaines données pour une durée plus longue en raison d’obligations légales / réglementaires s’appliquant à HPPA, respectivement en raison de situations exceptionnelles qui justifieraient une conservation plus longue (procédure judiciaire etc.).

Les personnes occupant les fonctions suivantes sont destinataires des données à caractère personnel du résident : tous les salariés HPPA, médecin traitant, kinésithérapeute et autres prestataires de soins externes.

Le résident est informé que des caméras de surveillance ont été installées dans les zones suivantes: HPPA Mamer : Entrée principale, entrée garage, garage sous-terrain et entrée fournisseurs, HPPA Sacré-Cœur : Entrée principale et entrée fournisseurs, HPPA Mersch : entrée principale et entrée fournisseurs ; HPPA Clervaux : entrées étages -1°, -2°, rez-de-chaussée et entrée fournisseurs ; HPPA Redange : entrée principale et entrées fournisseurs, HPPA Grevenmacher : entrée principale et entrée fournisseurs et que HPPA garantit que les vidéos de sécurité sont sécurisées en utilisant des mesures techniques et / ou organisationnelles appropriées. 

En ce qui concerne la vidéosurveillance, les données à caractère personnel obtenues de la vidéosurveillance sont conservées pendant une période de 8 jours, puis supprimées. Les personnes suivantes ont accès aux données : HPPA Mamer : la direction du Home ; HPPA Sacré-Cœur : la direction du Home, HPPA Mersch : la direction du home ; HPPA Clervaux : la direction du home HPPA Redange : la direction du home ; HPPA Grevenmacher : la direction du home.

Le résident dispose, en plus d’un droit à l’information et d’un droit de rectifier ses données personnelles, du droit à l’oubli et peut exiger l’effacement de données à caractère personnel, pour autant que des contraintes et obligations légales applicables à HPPA ne s’y opposent pas. 

Dans des cas particuliers précisés dans le RGPD, le résident peut également demander l’obtention de la limitation du traitement afin que les données à caractère personnel ne puissent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement du résident. 

Dans des cas particuliers précisés dans le RGPD, le résident dispose du droit de recevoir toutes les données à caractère personnel le concernant et fournies à HPPA et de les transmettre à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données). HPPA se réserve le droit de facturer des frais pour un tel transfert, notamment en cas de demandes fréquentes et / ou en cas d’une demande jugée comme excessive au niveau du volume de données concernées. Le résident devra informer par écrit HPPA en temps utile avant la fin de la relation contractuelle s’il entend faire usage de ce droit. A défaut, HPPA ne pourra être tenu responsable pour la suppression des données personnelles.

Le résident dispose en outre, en ce qui concerne la vidéosurveillance, du droit d'accéder à la vidéo de sécurité sur laquelle il apparaît (pour autant qu’elle n’ait pas été déjà supprimée).
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, le résident dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données s’il/elle s’estime victime d’une violation au niveau du traitement de ses données personnelles.

Toute question en rapport avec le traitement de données personnelles est à adresser directement au directeur du HPPA ou via l’adresse mail dpo@hppa.lu.
La présente notice informative peut être discrétionnairement adaptée par HPPA. En cas d’adaptation, une nouvelle notice d’information sera remise au résident.
 

Les éventuelles questions et demandes relatives aux données personnelles doivent être adressées à :